¿Qué suite ofimática es la mejor para mi entidad no lucrativa?

Imagen decorativa con el texto "¿Qué suite ofimática necesita mi entidad?

¿Estás pensando en actualizar las herramientas de tu organización y no sabes cuál elegir? ¿Dudas sobre cuál suite o paquete ofimático disponible en el catálogo de DONO es mejor para tus necesidades y estilo de trabajo? ¡Pues te queremos ayudar en esta decisión!

Con esta pequeña guía queremos ayudarte a seleccionar herramientas ofimáticas que mejor se acoplen a la forma de ser de tu entidad sin fines de lucro (ESFL), para que así consigan desarrollar todo su potencial y misión. Haz que las herramientas trabajen para ti y tu comunidad, no vosotros para ellas, invirtiendo tus valiosos activos de forma inteligente escogiendo la suite ofimática que se amolde a tu forma de cambiar el mundo.

Que un paquete de ofimática es mucho más que un procesador de palabras, escoge tus herramientas de cambio con nuestra ayuda...

Tus necesidades, tus reglas

Para hacer que las herramientas que utilizas en tu día a día estén ajustadas a las necesidades de tu ESFL, conoce las posibilidades que te ofrecen estas, en particular, las que encuentras en el programa DONO, para que puedas tomar decisiones.

Esto no quiere decir de debas decantarte por una opción desechando las otras, todo lo contrario, puedes tomar las posibilidades existentes y ajustarlas a la medida de tus necesidades ofimáticas. Combinar puede ser la clave, si necesitas una solución a la medida.

Pongamos algunos ejemplos de estas posibilidades:
  • Adquirir licencias de Office on-premise nuevas que actualicen el software que ya se venía utilizando en la ESFL, modernizando las herramientas que ya conocen.
  • Utilizar los servicios gratuitos de Office 365 para ONG (Business Essentials y E1), que no incluyen aplicaciones de escritorio, combinados con licencias on-premise de Office para complementarlas.
  • Combinar Office on-premise con almacenamiento en la nube de MicrosoftGoogle o incluso Box, para compartir archivos de forma remota y trabajar en equipo.
  • Para una ESFL que tiene usuarios con perfiles y necesidades muy diferenciadas, combinar licencias on-premise de Office con suscripciones completas de Office 365 para ONG, optimizando al máximo la inversión.
  • Combinar la infraestructura de comunicaciones y sociales de Google G Suites con las herramientas de escritorio de Office on-premise.
  • La ESFL tiene recursos muy limitados, con usuarios con alta movilidad y acostumbrados a la tecnología que se adaptarán bien a Google G Suite.
A lo largo de este artículo conoceremos los detalles de estos productos y servicios para que puedas tomar la decisión más acertada posible.

La ofimática

Con la llegada de la informática a las oficinas ya estas nunca fueron iguales ¡Tal cómo pasó con el mundo en general!

La ofimática (oficina + informática) nos puso al alcance de la mano, del clic de un dedo o de un programa de reconocimiento de voz, una infinidad de poderosas herramientas que nos permiten trabajar de una forma más eficiente, rápida, accesible, cómoda y hasta ecológica; con una oferta tan amplia que lo más difícil que tienen es saber cuál nos conviene más o cómo podemos usarlas para que nos ayuden, aún más, en nuestro día a día.

Los programas ofimáticos suelen venir en suites o paquetes, es decir, en una colección integrada de programas especializados en diversas tareas, como el procesamiento de palabras, las hojas de cálculo, las presentaciones en diapositivas, la gestión de correo y mucho más... ahora incluso el almacenamiento en la nube o las comunicaciones en linea.

Empecemos a salir de dudas, qué suite ofimática escoger partiendo de los productos que forman parte del catálogo de productos y servicios que gestionamos en DONO, gracias a la generosidad de nuestros socios donantes:

Microsoft Office

La suite ofimática de Microsoft, el archiconocido Office, es el estándar por excelencia al momento de hablar de aplicaciones de ofimática. Decir Word, Excel o PowerPoint es usar sinónimos de procesador de texto, hojas de cálculo o presentaciones multimedia para la gran mayoría de usuarios.

Dentro de catálogo de DONO contamos con las siguientes suites de Office:

  • Como licencias on-premise:
    • Office Standard
    • Office Professional Plus
    • Office para Mac
  • Como servicio de suscripción:
    • Office 365

Las llamadas "licencias on-premise" son licencias de carácter permanente, es decir, que una vez adquirida no caduca y el producto pertenece a la ESFL. Estas licencias cuentan con dos años de "software assurance", que permite actualizar la suite de Office, de forma gratuita, a cualquier versión superior que salga al mercado dentro de los dos primeros años desde la adjudicación de la licencia.

Y los "servicios de suscripción" son aquellos paquetes de Office a los que se accede al producto a través de una cuota mensual o anual, pudiéndose renovar o suspender según se necesite.

Microsoft Office Standard, Professional Plus y para Mac (on-premise)

El Office Standard, el Office Professional Plus y el Office para Mac para los usuarios de ordenadores Apple, consta de las siguientes aplicaciones y servicios:

Tabla comparativa de las suite de Office con licencias on-premise

APLICACIONES

Office Standard

Office Professional Plus

Office para Mac

Access

 

 

Excel

InfoPath

 

 

OneNote

Outlook

PowerPoint

Publisher

Word

Aplicaciones web

Skype Empresarial

 

 

Para tener una información más detallada sobre las características de los paquetes de Office Standard, Office Professional Plus y Office para Mac pincha en este enlace.

Las aplicaciones y servicios incluidos en estas suites tienen las siguientes funcionalidades:

  • Access: base de datos
  • Excel: hojas de cálculo
  • InfoPath: recopilación de información a través de formularios electrónicos
  • OneNote: toma de notas
  • Outlook: correo electrónico, calendario, contactos ytareas
  • PowerPoint: presentaciones
  • Publisher: autoedición, diseño de publicaciones
  • Word: procesamiento de textos
  • Aplicaciones web: versión web de Word, OneNote, Excel y PowerPoint
  • Skype Empresarial: cliente de mensajería instantánea, voz y vídeo

¿Es para ti?

Con sobrada y demostrada solidez, Office es una herramienta fundamental en la gestión y funcionamiento de cualquier entidad, que al combinarlo con herramientas de almacenamiento en la nube (ya sean de Microsoft o de otros fabricantes) tienen garantizado su posicionamiento en la preferencia de muchos trabajadores durante muchos años más.

Sus potentes herramientas son estándares de facto en la ofimática siendo los más familiares para trabajar por parte del usuario medio. Es una suite ideal para ambientes de trabajo centralizados.

Microsoft Office 365 para Microsoft for Nonprofits

La suite de Office 365 (O365) es un servicio de suscripción basado en la nube, al que se accede a través del portal de Microsoft for Nonprofits y que cuenta con varios planes, algunos gratuitos y otros de pago, que puedes escoger y combinar según las necesidades de tu ESFL.

Cada suscripción es para un usuario y se pueden pagar por mes o anualmente, con un compromiso de permanencia de un año.

O365 de Microsoft Nonprofits consta de 5 planes:

  • Planes gratuitos:
    • O365 para ONG Business Essentials
    • O365 para ONG E1
  • Con tarifas con descuento, por usuario al mes:
    • O365 para ONG Business Premium
    • O365 para ONG E3
    • O365 para ONG E5

Cada plan de O365 consta de las siguientes aplicaciones y servicios:

Tabla comparativa de los planes de Office 365

APLICACIONES

O365 ONG Business Essentials

O365 ONG E1

O365 ONG Business Premium

O365 ONG E3

O365 ONG E5

Access

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

Excel

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

InfoPath

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

OneNote

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

Outlook

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

PowerPoint

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

Publisher

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

Word

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

Microsoft Teams

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

OneDrive

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

Skype Empresarial

Online

Online

Online/Offline

Online/Offline

Online/Offline

  • Online: se accede vía el navegador web.
  • Offline: se accede mediante app de escritorio. Estas app se instalan en el ordenador de la misma forma que las aplicaciones en los dispositivos móviles.

Para tener una información más detallada sobre las características de los planes de O365 pincha en este enlace.

¿Es para ti?

O365 es ideal para el trabajo colaborativo en equipo, de alta movilidad y ubicuidad, gracias a ser un servicio en la nube tu equipo y voluntarios siempre contaran con todo lo necesario para realizar su labor sin importar donde estén, de forma interconectada, coordinada y accediendo desde cualquier dispositivo de escritorio o móvil.

Si necesitas de herramientas que siempre estén a la última versión y a la vanguardia, O365 siempre te ofrecerá las últimas versiones del mercado de forma trasparente, ya que es dinámica, no es una versión ni fija ni estanca.

Tus activos y archivos estará seguros y asegurados en la nube de Microsoft, contando con una protección constante contra amenazas de ciberseguridad. O365 es la puerta de entrada a completos y sofisticados servicios en la nube como Azure. Además, Microsoft cumple la normativa española de Protección de Datos (LOPD).

O365 ofrece la conocida solidez y sofisticación de las herramientas tradicionales de Office con el poder, flexibilidad y seguridad de la nube.

G Suite para Google for Nonprofits

Google entró en el tradicional terreno de la ofimática con una suite que, en principio, está basada 100% en la nube. Que ofrece las conocidas herramientas para crear contenidos como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, gestión de correo, calendario y notas; con otras algo más novedosas para hacer formularios y sitios web, contando con herramientas de comunicación como redes sociales, mensajería, voz y vídeo conferencias. Google cumple con la normativa europea sobre la Protección de Datos.

Contando con la posibilidad de trabajar de forma colaborativa, desde cualquier lugar y con multitud de dispositivos de escritorio o móviles ya que en su forma más básica solo necesitas un navegador web para trabajar con sus aplicaciones y servicios.

Y todas las herramientas de Google como Gmail las podrás utilizarla conservando tu propio dominio de empresa.

Desde DONO te ofrecemos G Suite gracias a Google for Nonprofits, que también incluye los siguientes servicios:

  • Google Ad Grants: campañas promocionales, anuncios Adwords
  • Programa para ESFL de Youtube: compartir y difundir videos

La G Suite

La colección de herramientas de Google G Suite consta de las siguientes aplicaciones y servicios:

  • Documentos: crea documentos de texto en los que pueden trabajar varias personas al mismo tiempo
  • Hojas de cálculo: hojas de cálculo para todo tipo de contenido, simple y complejo
  • Formularios: formularios personalizados para encuestas y cuestionarios que recopilan la información en una hoja de cálculo
  • Presentaciones: crea presentaciones en las que pueden trabajar varias personas al mismo tiempo
  • Google Sites: crea sitios web, en los que pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, sin necesidad de saber diseño o programación web
  • Keep: crea, comparte y sincroniza notas, recordatorios y lista de tareas
  • Gmail: cliente de correo compatible con Microsoft Outlook y otros clientes de escritorio
  • Calendario: calendarios, integrados con el resto de aplicaciones
  • Google+: red social para empresas con herramientas para compartir información
  • Hangouts: llamadas de voz y videoconferencias
  • Drive: almacenamiento en la nube, comparte y sincroniza archivos

Las aplicaciones de G Suite son compatibles con la gran mayoría de formatos propietarios, como Word, Excel y PowerPoint, permitiendo abrirlos y exportar archivos propios a estos formatos y a PDF.

¿Es para ti?

G Suite, con sus herramientas sencillas de usar, pero con funcionalidades muy completas y potentes, permite implementar una infraestructura ofimática con pocos recursos. Con una usabilidad muy familiar a la ya conocida de otras suites ofimáticas.

Con grandes facilidades para el trabajo en equipo, organizado y deslocalizado mediante una gran flexibilidad y posibilidades de uso.

En el artículo "10 maneras de usar G Suite en las ESFL" (en inglés) puedes encontrar algunas ideas sobre cómo utilizar el potencial de estas herramienta.

Conclusiones

Una vez conocidas las posibilidades que ofrecen las herramientas ofimáticas que encuentras en el programa DONO, sin olvidar que en el mercado encuentras más alternativas tanto gratuitas como de pago, llega el momento de tomar decisiones… recuerda: tus necesidades, tus reglas.

Si necesitas contactar con nosotros para comentar el artículo escríbenos a info@proyectodono.org.

Muchas gracias, os esperamos.

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