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Fin de soporte Windows 7 y Office 2010 ¡Evita riesgos de seguridad y planifícate!

 Personas con globos de logos de herramientas Microsoft

En 2020, Microsoft suspenderá el soporte y las actualizaciones de software para Windows 7 y Office 2010.

Muchas entidades de DONO utilizáis estas versiones (o incluso anteriores), y con este artículo queremos acompañaros en el proceso de decisión sobre los siguientes pasos que dar para estar preparados, dependiendo de vuestros planes estratégicos y el nivel de madurez digital de la entidad.

¿Qué significa el fin del soporte?

Es importante saber que, si vuestra entidad continúa utilizando estos productos después de que finalice el soporte, estas aplicaciones continuarán funcionando, pero los ordenadores pueden volverse vulnerables a virus y grandes riesgos de seguridad.

¿Por dónde empezamos? El inventario

El primer paso es tener un inventario actualizado de todos los ordenadores (PC o Mac), licencias, usuarios, dispositivos, etc. que tiene la entidad a día de hoy. Además de ser útil para tener un adecuado control, os va a permitir estimar el impacto del cambio en vuestra entidad.

Este ejercicio nos permitirá conocer cuántas licencias de Windows 7 (o anteriores) y Office 2010 (o anteriores) están utilizándose en la entidad y necesitan de acción por vuestra parte para ser actualizadas.

  • Los sistemas operativos Windows de Microsoft de vuestra entidad deben ser siempre licencias “Pro” (no “Home”, “Hogar”, “Estudiantes” u otros no autorizados para uso de organizaciones). En este enlace encontrareis cómo averiguar la versión de Windows instalada en un ordenador.
  • Podéis tener ordenadores cuyo sistema operativo sea Windows Pro, pero tener instaladas diferentes versiones (en algunos ordenadores Windows XP, en otros Windows 7, etc.). Es una decisión de la entidad, pero lo ideal es que todos los ordenadores tengan la misma versión de Windows, para simplificar la gestión tecnológica.
  • Lo mismo pasa con Office: podéis tener Office Standard u Office Profesional, pero lo importante es identificar la versión (en algunos ordenadores puede haber Office 2010 instalado, en otros Office 2016, etc.). En este enlace encontrareis cómo averiguar la versión de Office instalada en un ordenador.
  • También hay que revisar las características de cada ordenador (Procesador, RAM, Espacio en disco duro, etc.). Si el ordenador es muy antiguo es posible que no soporte la instalación de Windows 10 o una versión muy reciente de Office. En ese caso, quizás lo mejor sea planificar la adquisición de un nuevo PC.

¿Qué tipo de licencias tiene mi entidad?

El siguiente paso es identificar el origen de las licencias Microsoft de la entidad. Os invitamos a comprobar vuestras solicitudes pinchando en la pestaña “MIS SOLICITUDES (Histórico)” que encontraréis en el menú superior de la web de DONO.

Recuerda que las "licencias on-premise" de Microsoft disponibles en la web de DONO son licencias de carácter permanente, es decir, que una vez adquiridas no caducan, y que dichas licencias pertenecen a tu entidad. Estas licencias (Windows, Office, etc.) cuentan con dos años de "software assurance", que permite actualizar a la versión más reciente del software Microsoft de forma gratuita, en dicho periodo. Pasados esos dos años, ya no podréis cambiar a una nueva versión gratis y para poder hacerlo debéis hacer una nueva solicitud de "licencias on-premise" en la web de DONO (consulta los criterios de elegibilidad de Microsoft Donation).

Si vuestras licencias no han sido obtenidas a través de DONO, debéis poneros en contacto con el distribuidor que os las facilitó para que os informen.

Os mostramos una tabla comparativa entre las licencias de Microsoft para que podáis diferenciarlas:

 

Licencias “on premise” DONO

Servicios en la nube

Modelo

Licencia perpetua, propiedad de la entidad. Es una compra de pago único.

Suscripción, se paga un importe mensual por cada licencia adquirida, con compromiso anual. En el momento en el que se deja de pagar, cesa el servicio.

Versión y Actualizaciones

Las licencias se descargan exclusivamente en el portal oficial de Microsoft (portal de licencias por volumen o VLSC). Las licencias, mientras disponga de software assurance puede ascender o descender entre versiones, una vez caducado, la versión se para en una versión.

Las licencias se provisionan desde el centro de administración de los servicios en la nube.

No existen las versiones. Se está siempre actualizado con la última versión.

Seguridad de los datos de primer nivel.

Software Assurance

Si (dos años desde la tramitación del pedido en DONO)

No (no es necesario ya que siempre se está actualizado con la última versión)

 

Antes de empezar, ¡haz una copia de seguridad!

Tras descubrir las diferentes opciones al alcance de tu entidad, es el momento de escoger la que más se adecúa a vuestras necesidades. Pero antes de realizar los cambios que decidas acometer, asegúrate de haber realizado una copia de seguridad de tus archivos, evitando cualquier pérdida de información que pudiera producirse al hacer la transición hacia un sistema o dispositivo nuevo.

Puedes almacenar tus datos de diferentes formas (manualmente, con un software específico como los de Veritas, etc.) y en múltiples soportes (nube, servidor, disco duro, usb, etc.). Elige de nuevo el método que mejor se ajuste a tus preferencias.

Tenemos listo el inventario ¿Qué opciones tenemos?

El inventario proporciona una imagen actual del nivel de actualización tecnológica de la entidad. Tras este diagnóstico, es posible que no os veíais afectados por la suspensión en 2020 del soporte. Aun así, dado el carácter estratégico de la tecnología, es el momento de hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Es necesario impulsar un cambio en los procesos de la entidad?
  • ¿Es el momento de comprar equipos informáticos?
  • ¿Queremos dar el salto digital y mover la infraestructura tecnológica a la nube?
  • ¿Qué rol tendrá la tecnología en la evolución de la misión y actividades de la entidad, dentro del plan estratégico de nuestra entidad?

Cada entidad tendrá una respuesta a estas preguntas, y un camino a recorrer hacía la Transformación Digital.

A continuación, os presentamos algunas opciones a considerar.

1.     No estamos preparados para un gran salto tecnológico (de momento)

En este caso, procurar actualizar las versiones de Windows y Office a las versiones más actuales que os permita vuestro hardware y los derechos de vuestras licencias. Si no han pasado más de dos años desde la adquisición de licencias Microsoft “on-premises” en DONO, podéis aprovechar el "software assurance" y actualizar la versión del software Microsoft a la más reciente que dentro de las disponibles gratuitamente (excepto el Get Genuine). Para ello, tendreis que hacerlo desde el portal oficial de Microsoft (portal de licencias por volumen o VLSC).

Pasados esos dos años, ya no podréis cambiar de versión y para poder hacerlo debéis hacer una nueva solicitud de "licencias on-premise" en donación en la web de DONO. Además, si habeis agotado el cupo en donación o necesitais otro tipo de licencias, en el catálogo de "licencias on-premise" en descuento de Microsoft los encontrareis.

 

2.     Queremos dar el salto a la nube

Si vuestra entidad está preparada, podéis empezar la transición hacia la nube de Microsoft, los servicios en la nube como O365, PowerBI, Dynamics 365, Azure, etc. Hay diferente opciones para diseñar la nube, o bien exclusiva o bien hibrida que mezcla licencias on-premises y licencias de suscripción.

Las soluciones en la nube son extremadamente beneficiosas y ricas en funciones, pueden parecer difíciles de configurar y optimizar. Esto es especialmente posible para las organizaciones más pequeñas que pueden no tener personal de IT cualificado. Es recomendable contar con un asesor tecnológico que acompañe a la entidad en la migración y despliegue si este es el caso de tu entidad.

Para solicitar los servicios en la nube, tenéis que registraros en este enlace y seguir los pasos que indica Microsoft. Os invitamos revisar la página de dudas frecuentes de Microsoft para entidades no lucrativas, en inglés (FAQs).

Una vez validados como entidad elegible, deberéis escoger uno a uno los servicios que queréis solicitar. En este artículo nos centraremos sólo en dos: Office 365 y Microsoft 365.

Office 365 (O365)

En primer lugar, es importante comprobar que aquellos PCs donde vais a utilizar O365 tienen las características de sistema suficientes y son compatibles.

Si los ordenadores ya cuentan con un sistema operativo Windows compatible con el servicio de suscripción de Office 365, las entidades pueden disponen de las herramientas de productividad más actualizadas de Microsoft en la nube. Hay diferentes planes para ONGs, dependiendo de si el tamaño de la entidad es pequeño o mediano (“Office 365 Empresa Essentials para ONG” y “Office 365 Empresa Premium para ONG”) o grande (“Office 365 para ONG E1”, “Office 365 para ONG E3” y “Office 365 para ONG E5”).

Microsoft dona tanto “Office 365 Empresa Essentials para ONG” como “Office 365 para ONG E1”a las entidades elegibles (consulta los criterios de elegibilidad de Microsoft Donation), pero no incluye aplicaciones de escritorio. Esto quiere decir que, para acceder al Word, Excel, PowerPoint, etc es necesario un navegador web y no estarán disponibles cuando no estés online (conectado a Internet). Si necesitas aplicaciones de escritorio, puedes encontrarlas en las "licencias on-premise" en la web de DONO o solicitar alguno de los planes de pago de Office 365.

Los demás planes (“Office 365 Empresa Premium para ONG”, “Office 365 para ONG E3” y “Office 365 para ONG E5”) implican un pago mensual por cada usuario, que se facturará por parte de Microsoft a la entidad mensualmente y con un compromiso anual. Os invitamos a consultar las características de cada plan.

Puedes combinar diferentes licencias de distintos planes de Office 365 para ajustarlos a las necesidades de vuestros usuarios.

Microsoft 365 (M365)

De nuevo, es importante comprobar que aquellos PCs donde vais a utilizar O365 tienen las características de sistema suficientes y son compatibles.

Si los ordenadores no cuentan con un sistema operativo Windows compatible con Office 365, pero cumplen el resto de requisitos, Microsoft ofrece a las organizaciones sin fines de lucro hasta 10 licencias gratuitas de Microsoft 365 Business. Cada usuario recibirá las versiones más actualizadas de Windows 10, “Office 365 Business Premium” y “Enterprise Mobility+Security” (EMS) y todos los parches de seguridad críticos y mejoras de productos lanzados por Microsoft. 

Como siempre, no dudéis en contactarnos si necesitáis más información.

 

Equipo DONO

Notas:

Las características presentadas en este artículo están sujetas a cambios y tienen como finalidad informar a la audiencia de DONO sobre las diferentes opciones a su alcance. Ante cualquier discrepancia, la información que prevalecerá será aquella disponible en la web de Microsoft y en el catálogo de productos de Microsoft en DONO.

Las licencias y servicios de Microsoft para entidades sin fines de lucro están destinadas solo a empleados de la entidad, así como a aquellas personas que tengan responsabilidades directivas o de gestión de la entidad, tales como miembros de del patronato,  directivos o presidentes de la entidad y que no utilicen la licencia para la generación de ingresos personales. Los voluntarios, miembros y beneficiarios de la organización sin fines de lucro NO son elegibles para suscripciones y licencias sin fines de lucro. Para los voluntarios, puede utilizar ofertas voluntarias con descuento disponibles a través del Acuerdo de Microsoft Enterprise (EA). Para cualquier duda sobre la eligibilidad del personal de la entidad, por favor consulta la web de Microsoft.

Este artículo se publica bajo una licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 International License.

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